چرا باید اسناد خود را اسکن کنید؟فناوری

تا به حال به این فکر کرده اید که چرا باید بعضی کارها را انجام دهیم؟ کارهایی که شاید به صورت ناخودآگاه هم انجام می دهیم؛ اما دلیلی برای انجام نداریم. به عبارتی دیگر متوجه انجام دادن آن هم نشده ایم. اسکن کردن هم یکی از همین کارهاست. البته شاید به خودتان بگویید که ما اصلا اسکن انجام نمی دهیم. در چنین مواقعی واقعا نیاز نیست؛ اما اگر در حوزه فعالیت شما، اسناد زیادی وجود دارد که باید ثبت و بایگانی شوند، اسکن کردن اهمیت خود را نشان می دهد.

در این مقاله ما قصد داریم تا به شما اهمیت اسکن کردن اسناد را به شما بگوییم. در حقیقت از این دید که چرا بهتر است تا به جای ثبت فیزیکی آن ها، اسکن کنید. حالا این سندها می توانند یک برگ کاغذ عادی یا یک سند بسیار مهم محرمانه باشد.
 

 

با این سرعتی که تکنولوژی در حالت پیشرفت است، به نظر می رسد تا چند سال دیگر چیزی شبیه اتاق بایگانی های فیزیکی امروزی نخواهیم داشت. خیلی از ادارات و شرکت ها به دلیل فضای کمی که دارند، اسناد مربوط را اسکن می کنند. اگر بخواهیم که نمونه ای را مثال بزنیم، می توان ثبت نام دانشگاه را بیان کرد. این روزها در ثبت نام دانشگاه دیگر خبری از ثبت های فیزیکی نیست. همه فعالیت ها و درخواست ها به صورت اینترنتی و از طریق بستر خود سایت انجام می شود. هر مدرکی هم نیاز باشد، در همان سایت کافی است تا بارگذاری شود. مسلما این مدارک اول از همه باید اسکن شوند. نمونه های این را می توان در مکان های زیادی دیگری مشاهده کرد؛ مانند ثبت نام خودرو، ثبت نام بورس و غیره. شاید از طرف کاربر خیلی چند عدد کاغذ باشد؛ اما باید گفت که از آن طرف کوهی از کاغذها خواهد بود که فضای زیادی را هم اشغال خواهند کرد. از این رو می توان با اسکن کردن، فضای ذخیره سازی را کمتر کرد.
 

همین الان شما اگر بخواهید تا ده صفحه خود را کپی بگیرید، اول از همه باید به دنبال کاغذ باشید، بعد به دنبال دستگاه متصل به آن بروید (در صورت به اشتراک نبودن) و بعد تک تک کاغذها را درون دستگاه قرار داده و عملیات کپی را انجام دهید. به ظاهر خیلی کار کوچکی است و به ظاهر وقت کمتری را می گیرد؛ اما بیاید تا چند مورد را با هم در نظر بگیرید: خرابی نرم افزار دستگاه کپی، خرابی خود دستگاه کپی، انجام عملیات برای کپی هر برگ و آن هم به تعداد لازم هر کدام زمانی را به خود اختصاص می دهند. حالا اگر این زمان را برای صد برگ حساب کنید، خیلی بیشتر از آن چیزی می شود که فکرش را می کنید. مساله زمانی خود را بیشتر نشان می دهد که شما باید یک ساعت دیگر از همان صد برگ کپی بگیرید.

حالا اسکن کردن چه فایده ای دارد؟ وقتی اسکن کنید، شما فقط یک بار عملیات اسکن را انجام می دهید؛ اما چند بار می توانید از آن فایل برای کارهای مختلف پرینت بگیرید. به این صورت هم در زمان صرفه جویی خواهد شد. فقط دکمه چاپ را لازم است تا بزنید.
 

گرفتن کپی از هر کاغذ چندین هزینه روی دوش شما خواهد گذاشت؛ پول کاغذ، کارتریج مصرف شده، اصطحکاک قطعات و زمان که در بالا توضیح دادیم. حالا اگر یک کاغذ را اسکن کنید، شما فقط یک کاغذ مصرف کرده اید. بعد می توانید فایل آن را به جای پرینت و ارسال فیزیکی آن به نقاط دیگر، با اسکن در دستگاه ذخیره کرده و از طریق اتوماسیون با دیگر واحدها اشتراک بگذارید.
 

وقتی سندی را اسکن می کنید، فایل آن در دستگاه ذخیره می شود. به عبارتی فایل اسکن شده همیشه در دستگاه شما وجود دارد و اگر روزی مجدد به آن نیاز پیدا کردید، می توانید از آن استفاده کنید. فقط حواستان باشد که روند ذخیره سازی درستی را پیش بگیرید. این کار چه مزیتی دارد؟ ذخیره سازی زمان برای کپی و کاهش هزینه مالی برای پرینت آن و استفاده از آن. در واقع به این صورت همه چیز به صورت سیستماتیک خواهد شد و فایل ها همیشه در دسترس همه یا عده ای خاص و تعریف شده خواهد بود.
 

چند بار برای شما پیش آمده که سند کاغذی به دلایل مختلف گم شده است؟ این گم شدن در اداره ای می تواند به یک چالش و تنش تبدیل شود؛ به ویژه اینکه اگر سند آن هم مهم باشد. دلیل خاصی هم وجود ندارد. وقتی همه چیز به صورت فیزیکی و کاغذی است، این مساله همیشه وجود خواهد داشت. اسکن کردن به شما این امکان را می دهد تا از این تنش جلوگیری کنید. به راحتی با اسکن اسناد و ذخیره آن ها در یک پایگاه داده قوی دیگر همیشه اسناد در دسترس هستند؛ نکته ای که در بالا برای شما نوشتیم به این صورت دیگر خطر گم شدنی وجود ندارد.

شما برای اسکن کردن به یک اسکنر خوب نیاز دارید؛ به ویژه اینکه اگر اسناد اداره شما هم اهمیت بالایی داشته باشند. تهیه یک مدل قوی به شما در اسکن باکیفیت اسناد کمک زیادی خواهد کرد. اگر در حوزه فعالیت خود، کاغذهای زیادی دارید و چالش هایتان هم با این ها بیشتر است، یک اسکنر تهیه کرده و خیال خود را راحت کنید.
 

مطالب مرتبط:

اسکنر چیست؟ چرا باید اسکنر خریداری کنیم؟