سیستم مدیریت انبار (WMS) چیست؟فناوری

توجه دقیق به سیستم مدیریت انبارتان می‌تواند سود زیادی برای کل فرآیند کسب‌وکار به همراه داشته باشد. در حقیقت فعالیت‌هایی که در این حوزه و دیگر موارد مشابه انجام می‌شود، شامل عملیاتی است که به دلیل در پشت صحنه قرار گرفتن، بیشتر از فرآیندهای جلویی اهمیت دارد. باید گفت که یکی از تفاوت‌های شرکت یا کسب‌وکار موفق و ناموفق، توجه ویژه و سرمایه گذاری به فعالیت‌های عقبی مانند سیستم مدیریت انبار است. فعالیت‌های پشت صحنه همانند فندانسیون یک ساختمان هستند که هرچه بهتر و با برنامه‌تر مدیریت شوند، نمای زیبا و استحکام بیشتری را در ساختمان شاهد هستیم.

در این مقاله ما قصد داریم تا در خصوص یکی از همین فعالیت‌ها یعنی سیستم مدیریت انبار (WMS) بنویسیم. اینکه چیست؟ چگونه کار می‌کند و چه مزیت‌هایی برای شما دارد؟
 

سیستم مدیریت انبار یک نرم افزار است که به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های روزانه انبار را بهتر و باکیفیت و سرعت بالاتری نظارت و مدیریت کنید. به عبارتی دیگر، با این نرم افزار شما می‌توانید کنترل بهتری روی فرآیندهای انبارداری داشته باشید؛ در حقیقت نظارت دقیق‌تر از لحظه‌ای که کالا وارد و تا زمانی که خارج می‌شود. در حقیقت باید گفت که مهم‌ترین مزیت این سیستم به حداکثر رساندن بهره‌وری عملیاتی و ساده‌تر کردن فرآیندهای مرتبط با سفارش‌ها است.

مسئله‌ای که باید در اهمیت وجود این سیستم و مدیریت آن در نظر داشت، این است که WMS می‌تواند مدیریت منابعی از جمله نیروی کار، فناوری ذخیره‌سازی و نوار نقاله را بهبود بخشد. در مقابل برای مکانی بدون این سیستم شاهد کاهش سودآوری، تیم‌های سرخود و با فعالیت‌های منزوی و پوسته پوسته شدن طرح خواهیم بود. فقط به یک نکته توجه کنید. سیستم مدیریت انبار با کنترل موجودی متفاوت است. در کنترل موجودی باید سطح موجودی کالاها را در حد مطلوب نگه داشت؛ درحالی که سیستم مدیریت انبار خیلی پیچیده‌تر بوده و بهبود کارایی و اثربخشی عملیات را بر عهده دارد. در حقیقت در سیستم مدیریت انبار به شما می‌گوید که در حال حاضر کدام بخش باید استفاده شود و ترتیب برداشت و بسته‌بندی به چه صورت باشد. باید گفت که دید کاملی از انبار شرکت خود خواهید داشت؛ اما در بخش کنترل موجودی فقط به بررسی بخش‌های خالی و پر کردن آن‌ها پرداخته می‌شود. با اینکه هر دو به موازات هم انجام می‌شوند؛ اما از نظر سیستم و هدف متفاوت هستند.
 

سیستم‌های مدیریت انبار در شکل‌ها و اندازه‌های مختلفی که بازتاب اندازه و ماهیت فعالیت تجاری است؛ اما می‌توان تمامی آن‌ها را به سه دسته کلی تقسیم کرد:

1- سیستم مدیریت انبار مستقل

2- سیستم مدیریت انبار ابری

3- ماژول‌های ERP

این همان سیستم رایجی است که در سخت‌افزارهای بومی کسب‌وکارها قرار می‌گیرد. با اینکه این نوع از نظر قیمت خیلی به صرفه است؛ اما بسیاری از مزیت‌های موجود را ندارد. در واقع باید گفت که فقط ویژگی‌های اصلی و ابتدایی را با خود دارند.
 

در حقیقت یک سیستم مبتنی بر وب است که دارای قابلیت و مزیت‌هایی از جمله انعطاف پذیری بیشتر، مقیاس پذیری، بازیابی و امنیت بالا است. این سیستم به دلیل میزبانی در سرور جداگانه یا خصوصی به عملیات فنی کمتری برای نگهداری نیاز دارد. این منجربه پروتکل امنیتی بالاتر می‌شود. این مزیت برای آن‌هایی مهم است که داده‌هایی حساسی را نگهداری می‌کنند.
البته این همه چیز نیست. فناوری ابری به مدیر انبار کمک می‌کند تا سفارشی‌سازی به نرم‌افزاری خیلی راحت‌تر انجام شود. این سفارش سازی باعث می‌شود تا کارکرد نرم افزار بدون تأثیر از عوامل خارجی مزاحم انجام شود.
 

بعضی شرکت‌های ERP، سیستم مدیریت انباری را پیشنهاد می‌دهند که در سیستم اصلی آن‌ها قرار دارد. این مسئله باعث ایجاد EDI تعبیه شده، حسابداری، فروش، MRP و مدیریت حمل‌ونقل است.
 

شما دیر یا زود نیاز به چنین سیستمی خواهید داشت. انبارداری کاری نیست که بتوان با یک دفتر معمولی انجام داد. وقتی شرکت و کارخانه‌ها بزرگ می‌شود، سیستم انبار آن هم پیچیده‌تر خواهد شد. از طرفی تعداد سفارش‌ها هم زیادتر می‌شود. از این رو باید برنامه‌ای داشته باشید تا بتوانید این تعداد را مدیریت کنید. هرچه مدیریت و کنترل سفارش‌ها بهینه‌تر باشد، میزان رضایت مشتری هم بیشتر خواهد شد.

در حالت کلی، این سیستم مزیت‌های زیر را برای شما خواهد داشت:

ارسال و تحقق سریع سفارش‌ها

همانطور که در پاراگراف بالا هم اشاره کردیم، اجرای یک سیستم مدیریت انبار می‌تواند روند ارسال سفارش و تحقق آن را سریع‌تر و کارآمدتر کند. در حقیقت، این سیستم که همراه با اسکنر بارکد کار می‌کند، باعث بهینه‌تر شدن بهره‌وری شده که می‌تواند کاهش زمان ارسال تأخیر را به عنوان نتیجه داشته باشد.

بهبود دقت سفارش

یک خطا در هر سفارش می‌تواند هزینه جبران ناپذیری را به شرکت وارد کند. اگر خطا در قبل از ارسال مشاهده شود، به شما اعلام می‌کند که خطایی در سیستم وجود دارد و باید آن را بررسی کنید؛ اما اگر خطا بعد ارسال باشد، تجربه ناخوشایندی را برای کاربران به وجود خواهد آورد که باید هزینه این به مراتب خیلی بیشتر از مورد قبلی است. حالا اگر سیستم مدیریت انبار داشته باشید، احتمال بروز خطاهای مربوط به ارسال به حداقل‌ترین مقدار ممکن و حتی به صفر می‌رسد. در حقیقت با این سیستم هر خطا در همان لحظه به کاربر اعلام شده و مانع از گسترش آن به دیگر بخش‌ها خواهد شد.

مشاهده کامل موجودی

با استفاده از نرم افزار مدیریت انبار می‌توان کنترل کاملی روی موجودی در هر لحظه و در هر مکان داشت. نظارت بر چگونگی حمل و ردیابی کالاها در انبار، شماره منظم موجودی و کاهش زمان موجودی از جمله مزیت‌های استفاده از این سیستم است.

بهبود تجربه مشتری

در بالا هم نوشتیم که این سیستم باعث بهبود دقت ارسال می‌شود. هرچه کالا دقیق، سروقت و بدون مشکلی ارسال شود، تجربه خوشایندی از خرید مشتری به وجود خواهید آورد.

گرفتن تصمیمات آگاهانه‌تر

شما با استفاده از این سیستم اطلاعات به روز و لحظه‌ای از موجودی و چگونگی فرآیند ارسال خواهید داشت. در واقع به صورت آنلاین می‌توانید تمامی فعالیت‌ها و مشکلات مربوط را رصد کرده و از این رو بتوانید بهترین تصمیم ممکن را در آن لحظه برای مدیریت خود بگیرید.

کاهش هزینه عملیاتی

مسلماً وقتی مدیریت بهینه‌تر شده و زمان ارسال کاهش پیدا کند، هزینه عملیاتی هم کاهش پیدا خواهد کرد. البته هزینه فقط مالی نیست. همین که شما زمان کمتری را برای کاری صرف می‌کنید، خود به معنای کاهش هزینه ساعتی است. این هزینه را می‌توان برای کارهای مهم دیگر اختصاص داد.

بهبود مداوم

وقتی شما از طریق نرم افزار به صورت آنلاین بر فرآیند نظارت شده و مشکلات را خیلی سریع شناسایی و برطرف کنید، در حقیقت همیشه در حال بهبود فرآیندی کاری خود هستید. حتی به این صورت تضمین خواهید کرد که مشکلاتی در حوزه کاری خود نخواهید داشت و همیشه به دنبال راهی برای برطرف کردن آن‌ها هستید.

افزایش امنیت

کاربران مختلفی در سیستم مدیریت انبار فعالیت هستند. خطا همیشه از طرف کاربر وجود دارد. اگر این خطا مدیریت نشود، می‌تواند فاجعه‌ای در سیستم فروش و کار در آینده به وجود بیاورد. بعضی خطاها که ناخواسته بوده که می‌تواند امنیت کسب‌وکار و انبار را به خطر بیندازد. از طرفی اگر کاربری خللی در موجودی یا فرآیند ارسال وارد کند، خیلی راحت و با استفاده از کنترل برخط می‌توان متوجه این قضیه شد و سریع جلوی آن گرفت. در حقیقت با نظارت مستمر می‌توانید جلوی تهدیدها را بگیرید.

سیستم مدیریت انبار قدیمی نیست. از گذشته هم بسیاری از شرکت‌ها و کارخانه‌های بزرگ هم از این سیستم استفاده می‌کردند؛ اما هرچه زمان می‌گذرد، تکنولوژی‌های آن هم پیشرفته‌تر می‌شود.

مطالب مرتبط:

هر چیزی که باید در خصوص پیش بینی تقاضا در کنترل موجودی انبار بدانید
 چگونه کسب‌وکارهای کوچک موجودی کالاهای خود را مدیریت کنند؟
7 راه برای بهینه‌تر کردن سفارش در فرآیند تجارت الکترونیک
کسب وکار خود را با این 6 کار در بحران زنده نگه دارید